課題解決例
手間のかかる見積発行業務をなくしたい
見積依頼から承認・発行までをEC上で完結させ、担当者が都度対応する属人的な業務フローを自動化
得意先ごとに価格が異なるBtoB取引では、見積の作成と送付に多くの時間がかかり、担当者のコア業務を圧迫しがちです。ここでは、見積依頼から発行までをBtoBサイト上で完結させ、得意先ごとの価格を反映した見積を自動で即時発行することで、見積業務の手間とリードタイムを削減する仕組みをご紹介します。
課題・背景
- 見積の発行に多くの時間がかかっている
- 見積の回答待ちで得意先の発注が遅れる
- 見積作成が担当者ごとに属人化している
- 見積書の転記ミスや価格の誤りが起きる
得意先からの見積の発行依頼が多く、その業務対応に時間を割かれることで、コア業務に取り組む業務時間が少なくなってしまっていました。
BtoB取引では、得意先ごとに取引価格や掛率が異なるため、見積のたびに担当者が価格を確認し、見積書を作成して送付する必要があります。依頼の件数が多くなるほど、見積対応だけで一日の多くの時間が埋まってしまいます。
見積の作成に時間がかかれば、得意先はその間発注の判断ができません。回答を待っている間に、すぐに見積を出してくれる他社へ依頼が流れてしまうこともあります。また、見積の作成方法や価格の確認が担当者ごとに異なっていると、担当者が不在のときに対応が止まったり、転記ミスによって誤った価格を提示してしまったりするリスクもありました。
ecbeingが構築したシステムの特徴
- 見積の自動発行が可能なBtoBサイトを構築
- マイページからいつでも見積書を出力
- 得意先ごとの価格を反映した見積の自動作成
- 見積内容からそのまま注文へ切り替え
依頼のあった見積がすぐに自動発行され、マイページ上から出力発行することが可能なBtoBサイトを構築することで、見積発行にかかる工数を削減することができます。
マイページからいつでも見積書を出力
得意先がBtoBサイト上で見積を依頼すると、見積書が自動で作成され、マイページからすぐに出力できます。担当者が見積書を作成して送付する必要がなくなり、得意先も営業時間を気にせず、必要なときに見積を取得できます。
得意先ごとの価格を反映した見積を自動作成
見積には、BtoBサイトに設定されている得意先ごとの取引価格が反映されます。担当者が価格表を確認しながら作成する必要がないため、転記ミスや価格の誤りを防げます。
見積内容からそのまま注文へ
発行した見積の内容は、そのまま注文に切り替えることができます。見積の内容を改めて入力し直す必要がないため、得意先は見積を確認したらすぐに発注に進めます。社内の承認フローと組み合わせれば、見積依頼から承認、発行までをEC上で完結させることもできます。
ecbeing導入効果
- 見積発行業務の対応が不要に
- 見積の即時発行が可能に
- 見積から注文までのリードタイムを短縮
- 見積内容の誤りを防止
見積発行機能を活用することで手作業で対応していた見積発行業務が自動化したため、大幅な業務効率化を実現しました。また得意先にとっても、見積が即時発行されることになったため、依頼から発行完了までのリードタイムの大幅削減に繋がりました。
見積から注文までのリードタイムを短縮
見積が即時に発行され、その内容からすぐに注文できるようになったことで、得意先が見積を依頼してから発注するまでの時間が大きく短くなります。見積待ちの間に他社へ依頼が流れる機会も減らせます。
見積内容の誤りを防止
得意先ごとの価格が自動で反映されるため、手作業による転記ミスや価格の誤りが起こりません。担当者によって見積の内容や対応スピードがばらつくこともなくなり、属人化の解消にもつながります。
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